Adjoint.e exécutif.ve

Ton quotidien 
Tu seras une référence incontournable pour l’ensemble de l’organisation. Tu offriras un soutien constant à la Direction et coordonneras les activités administratives et logistiques qui assurent le bon déroulement de nos opérations, au bureau et virtuellement. Au quotidien, c’est vers toi que tes collègues se tourneront pour résoudre les imprévus, coordonner la logistique et assurer le bon déroulement de nos opérations. De l’accueil de nos partenaires à la gestion administrative en passant par l’organisation d’événements et le soutien à la Direction, tu toucheras à toutes les facettes qui font fonctionner l’organisation efficacement.

Tes principales responsabilités  

Accueil, coordination et communications 

Assurer un accueil professionnel des clients dans les deux langues et fournir l’information requise par téléphone et par courriel
S’occuper du courrier et des colis entrants et sortants
Être au fait des déplacements et absences au sein de l’organisation et des événements de l’organisation
Effectuer le suivi des traductions auprès de nos partenaires
Collaborer à la mise à jour de notre base de données de contacts

Gestion administrative et logistique 

Effectuer les achats et superviser l’entretien du parc informatique, dont les appels de service en première ligne, et maintenir à jour l’inventaire
Administrer les abonnements, les comptes corporatifs et les ententes avec les fournisseurs de services
Veiller au bon état des espaces locatifs, au bon fonctionnement des postes informatiques, effectuer l’achat des fournitures de bureau et des produits de maintenance

Soutien aux événements 

Collaborer à l’organisation d’événements corporatifs (assemblée générale, rencontre d’employé.e.s, formations, conférences téléphoniques, etc.) avec les équipes de l’organisation et les organismes Premières Nations
S’assurer que l’équipement de terrain et le matériel pour les événements est en quantité suffisante et fonctionnel, en tenant à jour les inventaires, effectuant les commandes et/ou en assurant les demandes de réparations

Tu as le profil ? 
Expérience pertinente en administration, bureautique ou secrétariat et/ou Formation professionnelle (DEP) ou collégiale (AEC ou DEC)
Bonnes aptitudes à communiquer en français et en anglais à l’oral et à l’écrit
Maîtrise de l’environnement M365 et des outils informatiques de travail collaboratif (Teams, Zoom, etc.)
Expérience de travail pertinente auprès des Premières Nations ou d’une organisation autochtone (atout majeur)
Connaissance des cultures des Premières Nations et des structures des communautés autochtones au Québec et Labrador (atout)
Connaissance d’une langue autochtone (atout)