Adjoint·te de direction et coordonnateur·trice

Adjoint·te de direction et coordonnateur·trice

Parkinson Montréal-Laval poursuit sa mission, animé par la volonté profonde de contribuer au mieux-être des personnes vivant avec la maladie de Parkinson et des personnes proches aidantes qui les accompagnent tout au long de ce parcours.

Nous recherchons activement un ou un·e professionnel·le bilingue pour œuvrer auprès de la directrice tant dans une perspective d’appui administratif, opérationnel et logistique en plus d’offrir un service aux membres et partenaires qui ne soit rien de moins qu’impeccable.

Votre approche est distinctive grâce à votre sens de l’écoute, à votre capacité à travailler en équipe dans le but d’obtenir des résultats et à votre curiosité lorsqu’il s’agit de vous tenir à l’affût des meilleures pratiques. Vos habiletés relationnelles sont reconnues et vous êtes un ou un·e communicateur·trice authentique.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Relevant de la directrice, l’adjoint (te) de direction et coordonnateur·trice aura le mandat suivant :

•        Service à la clientèle (aux membres)

o   Accueillir les personnes qui communiquent avec l’organisme par téléphone, par courriel ou en personne en leur offrant une écoute attentive et du soutien dans l’identification et la formulation de leurs besoins

o   Assurer le suivi des demandes d’information et envoyer des renseignements (brochures, outils, livres, etc.) par la poste au besoin, et assurer le suivi de l’inventaire des documents disponibles

o   Maintenir à jour et bonifier le répertoire des ressources et des contacts de PML

•        Planification et coordination des activités

o   Fournir des renseignements sur les activités, conférences, etc.

o   Procéder aux inscriptions au téléphone et assister les membres en ligne.

o   Coordination des présences aux cours et ateliers

o   Entretenir un lien étroit avec les partenaires et les professeurs·es, conférenciers·ères

o   Planifier l’horaire des activités et la logistique à chaque trimestre : confirmer l’engagement des professeurs ou conférenciers, trouver et louer les locaux, octroyer les liens zoom pour la tenue des cours en virtuel et assurer la publication et la mise à jour des horaires de même que les périodes d’inscription.

o   Contribuer aux projets de développement et au déploiement de services

o   Contribuer dans l’orchestration et la logistique des grandes activités de levée de fonds, rencontres des membres et autres évènements prioritaires de l’organisme.

o   Contribuer à la mis en place des services aux membres tel que les activités de jumelage (TANDEM) ou autres activités entérinées par l’organisme.

•        Gestion de la base de données

o   Assurer l’entrée de données et effectuer les suivis et mises à jour nécessaires pour donner suite aux inscriptions et aux besoins de communications.

o   S’assurer de la qualité et de la constance dans les entrées de données

o   Produire certains rapports en vue des redditions de compte (partenaires de financement, bailleurs de fonds) et extraire et compiler des données pour la production du rapport annuel d’impact et autres rapports ponctuels pour des demandes de financements.

•        Finance et comptabilité

o   Assurer le suivi des comptes à recevoir et dons

o   Assurer le suivi des comptes à payer

o   Effectuer les entrées nécessaires pour traiter la fin de mois dans le système comptable

o   Analyser certaines données comptables à l’aide de rapports tirés du système comptable

o   Appuyer la Trésorière dans l’exécution de son rôle, incluant un soutien dans le cadre de la fin d’année pour la préparation et l’examen des états financiers

•        Communication

o   Déployer les infolettres et autres communications requises pour joindre les parties prenantes de PML

o   Serait un atout, les compétences pour effectuer la communication digitale sur nos plateformes numériques (Instagram, Facebook, site web, etc.)

•        Soutien administratif et opérationnel à la direction

o   Appuyer la directrice dans diverses tâches reliées à la gouvernance (préparation de documents à l’intention des membres du CA, coordonner la planification et le déroulement de l’AGA, etc.)

o   Appuyer la Directrice dans l’organisation de certains événements (Parcours Parkinson, Dîner des membres) ou projets spéciaux liés aux outils et à l’infrastructure des systèmes (automatisation de processus, par exemple)

o   Documenter et revoir certains processus afin d’en assurer l’amélioration continue

o   Créer et entretenir des liens étroits avec nos pairs et partenaires

o   Collaborer à la réalisation de divers projets et événements impliquant l’ensemble de l’équipe de PML

o   Appuyer la Directrice dans les demandes de financement.

Formation académique

Diplôme universitaire de 1er cycle dans une discipline pertinente au rôle (administration, comptabilité, psychologie, etc.) ou Diplôme d’études collégiales et/ou un minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire.

Expérience

·        Expérience dans un rôle similaire en appui à une direction d’entreprise ou de VPs dans un organisme.

·        Expérience de travail ou bénévole dans un OBNL, idéalement dans le secteur de la santé est un atout

·        Expérience dans la gestion ou coordination de projet

·        Connaissance minimale des enjeux liés à la maladie de Parkinson et intérêt marqué pour œuvrer dans une organisation dont la mission est en lien avec cette maladie

Toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente pourra être considérée.

Compétences et connaissances requises

•        Maîtrise de logiciels informatique et applications: MS suite Office (word, ppt, outlook, etc), Adobe, One Drive, outils de visioconférence (ex. Teams), Médias sociaux, CRM et aptitudes à apprendre de nouveaux logiciels

•        Connaissances en tenue de livre ou comptabilité, un atout

•        Bilinguisme (français, anglais) à l’oral et à l’écrit

Aptitudes recherchées :

•        Haut degré de professionnalisme, tout en demeurant accessible et accueillant·e

•        Rigueur, souci du détail, axée amélioration continue

•        Sens politique aiguisé, excellent jugement

•        Grande capacité d’analyse et capacité à prioriser grâce à un sens aiguisé de l’organisation

•        Expérience de l’utilisation d’outils d’analyse de données.

•        Analyse des données

•        Capacité d’écoute supérieure (écoute active)

•        Capacité à développer des relations interpersonnelles positives et durables

•        Excellentes habiletés communicationnelles (à l’oral et à l’écrit)

•        Esprit d’équipe tout en démontrant un haut degré d’autonomie

•        Esprit d’initiative, débrouillardise et sens créatif

•        Esprit de synthèse

•        Résolution de problème

•        Proactif·tive

Renseignements sur l’emploi

·        Lieu de travail : Emploi en mode hybride – Bureau situé à Montréal, et télétravail possible) – Déplacements occasionnels, mais peu fréquents possibles (Montréal et Laval)

·        Statut : Emploi permanent

·        Horaire : 35 heures/semaine selon un horaire à discuter

·        Bilinguisme, français et anglais, parlé et écrit

Nous avons le mandat et l’ambition d’accélérer le développement d’une offre de service moderne, pertinente et accessible, dans un rayon élargi afin de rejoindre une communauté qui s’agrandit à Montréal et à Laval.

Rejoignez l’équipe et mettons-nous à l’œuvre dès maintenant!

Pour postuler, transmettre votre candidature (cv et lettre de motivation) à l’attention de Maria José Pineda Bovino, directrice : montreal-laval@parkinsonquebec.ca