Adjoint.e à la direction (administration et comptabilité)

Si l’aventure de l’ADMINISTRATION   et de la COMPTABILITÉ vous intéresse :

Sous la supervision de la direction générale et en lien avec la mission et les orientations de Sentier Urbain, votre mission sera de soutenir l’équipe pour faciliter et coordonner les tâches et opérations administratives et comptables quotidiennes de l’organisme ainsi que d’appuyer les services des ressources humaines, informatiques et communications de l’organisme.

Principales responsabilités

Comptabilité

Assurer le suivi des comptes payables, recevables, des DAS, des reçus de charité et autres;
Effectuer la tenue de livres dans le système comptable (SAGE 50) (cartes de crédit, conciliations bancaires);
Préparer les paies (incluant remises gouvernementales, RVER, relevés d’emploi, T4 et relevés 1);
Assurer les différents suivis administratifs comptables (REQ, CNESST, DEMES, etc.)
Assurer l’arrimage avec le service externe de comptabilité;
Collaborer à l’élaboration des rapports financiers et du budget;
Appuyer la vérification comptable annuelle;
Gérer le système de classement des dossiers financiers.
Administration

S’assurer du bon fonctionnement du système de téléphonie IP au sein de l’équipe de travail et faire le suivi avec la ressource externe le cas échéant;
Maintenir et mettre à jour des documents divers (Tableaux, fiches techniques, indicateurs de rendement, état des rapports/bilans, échéancier, etc.);
Réaliser une mise à jour du classement et archivage des dossiers physiques et numériques;
Assurer la conformité et le maintien des procédures dans l’application de la Loi 25;
Assurer la mise à jour des assurances et permis de de l’organisme;
Effectuer les inscriptions et suivis auprès des divers organismes auxquels Sentier Urbain est membre (MAPAQ, CDC, RAPSIM, JOUR de la TERRE, etc.);
Réaliser le suivi du membrariat de l’organisme.;
Assurer la gestion du courrier, des courriels et des messages téléphoniques.
Ressources humaines (administration et gestion)

Soutenir la direction RH (mise à jour des outils internes tel que : liste d’employé.es, de vacances, de formations, procédures et politiques variées et suivi des contrats de travail;
Collaborer aux différents dossiers ressources humaines tels que le PAE, SELSC, CNESST, Emploi Québec, etc.);
Aider au recrutement par la diffusion et publication d’offres d’emploi; la réception, le classement et la redistribution des candidatures;
Assurer la supervision et la coordination des membres de son équipe administrative; (attribuer le travail, planifier les horaires, encadrer, stimuler et recadrer);
Participer au recrutement et à l’évaluation des membres sous sa supervision.
Informatique

S’assurer de l’approvisionnement en matériel informatique et téléphonique;
·         Assurer la gestion du parc informatique et des comptes informatiques (tenir à jour l’inventaire, les dotations de compte) pour les membres de l’équipe;

·         Procéder à la résolution de problèmes (courriel, imprimantes, réseau, serveur, etc.);

·         Assurer la liaison avec les fournisseurs de services externes téléphoniques, internet et informatiques.

Organisation, gestion interne et financement

Participer aux réunions d’équipe de gestion;
Participer à la réflexion sur les orientations stratégiques et le développement de l’organisme;
·         Collaborer à la recherche de nouvelles opportunités de financement.

Communications

Contribuer à la fluidité des communications, tant à l’interne qu’à l’externe;
Soutenir le suivi dans le respect des obligations en matière de communication envers nos partenaires;
Soutenir l’aspect administratif des communications de l’organisme.
Toutes autres tâches connexes

Exigences du poste

Diplôme d’études en comptabilité, secrétariat, administration, ou une combinaison pertinente (DEP minimum);
Minimum de 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des fonctions comparables.
Compétences et qualités recherchées

Connaissance des normes du travail au Québec
Maîtriser le logiciel de comptabilité Sage 50
Connaissance ou expérience en informatique (Microsoft 365, Windows, sécurité, etc.)
Très bonne maîtrise de la langue française (parlée et écrite)
Maîtrise de l’anglais oral et écrit
Connaissance des diverses approches communicationnelles
Sens de l’organisation, de la minutie et de la gestion des priorités
Grande flexibilité et multi-tâches
Discrétion, rigueur et attention aux détails
Attitude positive et bonne disposition à travailler en équipe
Capacité d’adaptation aux changements, sens de l’initiative, polyvalence et débrouillardise
Bonne capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction
Sensibilité marquée pour les divers enjeux humains, sociaux et écologiques
Atout(s)

Connaître le fonctionnement des OBNL
Expérience auprès d’un OBNL
Connaissance du milieu communautaire et de ses acteurs;
Connaissance des questions juridiques;
Connaissance de la Base de données File Maker;
Conditions et contexte de travail

·         Organisation à échelle humaine

·         Fermeture du bureau durant le temps des fêtes (congés en plus des vacances)

Horaire de 21h à 35 heures par semaine (selon la période de l’année)
Salaire offert : Taux horaire entre 23.82$ et 28.75$, selon formation et expérience pertinentes (conformément à la politique salariale en vigueur – emplois Classe 6)
Type : permanent (poste non syndiqué)
Date d’entrée en fonction : dès que possible
Si le poste vous intéresse, et que votre profil répond à ces critères, nous vous invitons à faire parvenir votre CV et une lettre d’intérêt à l’attention de Pascal Melançon par courriel à recrutement@sentierurbain.org