Agent(e) à l’accueil senior

Sommaire du poste

Sous la supervision de la direction générale, l’agent(e) à l’accueil accueille le client et veille à bien comprendre ses besoins dans le but de déterminer l’accompagnement requis. Il (elle) accomplit différentes tâches administratives, tout en assurant un soutien informatique. De plus, il (elle) doit effectuer du travail de secrétariat et apporter un soutien occasionnel à la direction médicale.

Principales responsabilités

• Accueille les clients, présente les différents services du PAMQ, détermine le but de leur visite et évalue leurs besoins.
• Répond à la clientèle, achemine les demandes et assure le suivi des messages aux personnes concernées.
• Recueille l’information pertinente et produit des statistiques liées aux dossiers-clients. Assure la tenue, le classement et l’archivage des dossiers clients (ouverture, suivi, fermeture, destruction, etc.) incluant leur mise à jour.
• S’assure du bon fonctionnement du système téléphonique : voit à l’enregistrement et à la mise à jour des messages d’accueil; à l’activation et à la désactivation de la garde.
• Planifie et produit les horaires des médecins-conseils, en collaboration avec les coordonnatrices (vacances, gardes, blocs de distribution).
• Tient à jour les données de la banque de ressources et s’assure de son bon fonctionnement.
• Effectue la saisie et la mise à jour des informations pour les différentes bases de données, clients, Gustav, Prodon, etc.).
• Produit des rapports statistiques liés aux activités d’intervention, de prévention et de recherche.
• Fournit un soutien informatique intermédiaire à avancé pour les codirectrices, les coordonnatrices, les médecins-conseils et les agent(e)s d’accueil.
• Produit des rapports, des comptes rendus et autres documents liés à l’intervention, la prévention et la recherche. Effectue certains autres mandats ou tâches confiés par les codirectrices ou les coordonnatrices.
• Agit comme personne-ressource pour la logistique administrative entourant la réalisation des rencontres ou des conférences de l’équipe de l’intervention, prévention et recherche.
• Assure un soutien aux médecins-conseils dans la recherche de ressources spécialisées liées à l’intervention (recherches préliminaires, appels, liens entre ressources-client-médecin conseil selon les besoins).
• Effectue la saisie et le suivi (renseignements, réservation, suivi et facturation) des activités de prévention (conférences, etc.) de concert avec les coordonnatrices en comptabilité, en prévention et l’agente des communications selon les besoins.
• Effectue toute autre tâche connexe en lien avec ses compétences, habiletés et besoins de l’organisation.

Qualifications requises

• DEC en bureautique ou en technique administrative ou baccalauréat en administration ou travail social ou toute autre formation dans un domaine pertinent.
• Expérience en service à la clientèle;
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite dans les deux langues (français et anglais)
• Habiletés informatiques intermédiaires à avancées (capacité à élaborer des macros sur Excel, produire des présentations sur PowerPoint ainsi que de gérer une base de données) et maîtrise des outils informatique : Suite Office/Microsoft 365 : Word, Excel, PPT, TEAMS, etc.).
• Connaissance du milieu communautaire (atout);

Compétences organisationnelles

• Habiletés interpersonnelles, patience et empathie;
• Service à la clientèle, communication et diplomatie;
• Excellent sens de l’organisation, rigueur, gestion du temps et des priorités, capacité d’adaptation;
• Esprit d’équipe et collaboration;
• Autonomie, initiative, débrouillardise.